Quà Tặng, Quà Tặng Cá Nhân, Quà Tặng Doanh Nghiệp
Những Lưu Ý Khi Đặt Quà Tết Doanh Nghiệp
Tết nguyên đán năm 2026, quà tết doanh nghiệp không chỉ cần một hộp quà đẹp để trao tay, mà còn cần quy trình đặt hàng minh bạch, giấy tờ đầy đủ và trải nghiệm sản phẩm đúng như cam kết, bởi đây là khoản chi thường đi kèm ngân sách lớn và liên quan trực tiếp đến hình ảnh thương hiệu. Nếu bạn đang chuẩn bị quà tết cho công ty để tặng khách hàng, quà tặng nhân viên hoặc tri ân đối tác, cùng Đỗ Gia tham khảo ngay các lưu ý dưới đây khi đặt quà tết doanh nghiệp qua bài viết dưới đây nhé:
Xuất VAT Đầy Đủ
Với các đơn quà tết doanh nghiệp, xuất hóa đơn VAT đầy đủ là yếu tố cần được ưu tiên ngay từ bước đầu, bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến chứng từ kế toán và tính hợp lệ của chi phí. Thực tế, nhiều doanh nghiệp gặp tình huống phát sinh rủi ro khi bên cung cấp không xuất được VAT, xuất sai thông tin, hoặc xuất chậm khiến việc hạch toán cuối năm bị gián đoạn.
Trong bối cảnh mùa đặt quà tết công ty thường rơi vào giai đoạn tổng kết tài chính, mọi thiếu sót về chứng từ đều có thể kéo theo nhiều công đoạn xử lý, tốn thời gian đối soát và gây ảnh hưởng đến tiến độ bàn giao quà. Vì vậy, ngay khi trao đổi báo giá, bạn nên xác nhận rõ bên cung cấp có xuất VAT hay không, xuất theo tỷ lệ như thế nào, thời điểm xuất hóa đơn và thông tin xuất hóa đơn cần khớp với hợp đồng.
Bên cạnh VAT, yếu tố quan trọng không kém là chọn đơn vị uy tín để đảm bảo mọi quy trình chứng từ diễn ra trơn tru. Một đơn vị chuyên nghiệp thường có sẵn quy trình làm việc rõ ràng, báo giá minh bạch, hợp đồng đầy đủ và có bộ phận hỗ trợ doanh nghiệp trong việc xuất hóa đơn, đối soát và bàn giao.
Khi tìm đối tác cung cấp quà tặng cuối năm, bạn nên ưu tiên những thương hiệu có địa chỉ rõ ràng, có hồ sơ năng lực, có chính sách chăm sóc khách hàng B2B và cam kết tiến độ giao hàng. Việc chọn đúng nhà cung cấp ngay từ đầu giúp doanh nghiệp chủ động ngân sách, giảm rủi ro phát sinh và giữ vững tính chuyên nghiệp trong toàn bộ chiến dịch tặng quà.
Nhận Hộp Quà Mẫu – Thử Sản Phẩm
Một trong những điểm nổi bật của xu hướng tặng quà năm 2026 là doanh nghiệp ngày càng cẩn trọng hơn với trải nghiệm thật, không chỉ nhìn hình ảnh quảng cáo. Vì thế, khi đặt quà tết doanh nghiệp, bạn nên yêu cầu bên cung cấp gửi hộp quà mẫu để kiểm tra.
Trong trường hợp không tiện gặp mặt, có thể yêu cầu hình ảnh chi tiết từng góc hộp, chất liệu, kiểu mở nắp, khay định hình và cách sắp xếp sản phẩm bên trong. Nếu có thể gặp trực tiếp, việc xem mẫu tại showroom hoặc buổi hẹn ngắn sẽ giúp bạn đánh giá chính xác mức độ thực tết của hộp quà, độ chắc tay, độ đồng đều khi sản xuất số lượng lớn và trải nghiệm tốt khi trao tặng khách hàng hoặc đối tác.
Xem thêm
Sau khi xem mẫu bao bì, bước quan trọng tiếp theo là thử sản phẩm. Với nhóm quà thực phẩm, chất lượng bên trong quyết định sự hài lòng của người nhận và cũng là yếu tố ảnh hưởng lớn đến uy tín doanh nghiệp khi đem đi tặng. Bạn nên đề nghị được dùng thử sản phẩm hoặc ít nhất là xem mẫu thật của từng hạng mục trong set.
Ngay cả trong lần gặp đầu, bạn vẫn có thể đánh giá sơ bộ cách bên cung cấp tư vấn, thái độ giải trình về nguồn gốc sản phẩm, hạn dùng, cách bảo quản và quy trình đóng gói. Một nhà cung cấp chuyên nghiệp sẽ chủ động hướng dẫn rõ sản phẩm phù hợp với nhóm người nhận nào, nhấn mạnh ưu điểm của từng lựa chọn và sẵn sàng tùy biến theo nhu cầu doanh nghiệp, từ đó giúp bạn chọn đúng món quà phù hợp thay vì đặt theo cảm tính.
Lưu Ý Về Chiết Khấu Khi Đặt Hàng Số Lượng Lớn
Trong mùa cao điểm, số lượng là yếu tố tác động trực tiếp đến giá. Khi doanh nghiệp đặt quà tết doanh nghiệp với số lượng lớn, mức chiết khấu thường cao hơn và có thể giúp tiết kiệm đáng kể ngân sách tổng. Đây là lý do nhiều công ty thường chốt sớm danh sách người nhận, phân nhóm theo đối tượng và đặt theo mức số lượng hợp lý để tối ưu giá.
Tuy nhiên, chiết khấu không nên là yếu tố duy nhất quyết định lựa chọn. Doanh nghiệp cần nhìn tổng thể giữa chiết khấu và cam kết chất lượng, bởi nếu giá rẻ nhưng sản phẩm không ổn định hoặc bao bì không đồng đều, rủi ro hình ảnh sẽ lớn hơn nhiều so với khoản tiết kiệm ban đầu. Bạn nên yêu cầu báo giá theo bậc số lượng, ghi rõ cấu hình set, tiêu chuẩn đóng gói và điều kiện áp dụng để tránh phát sinh sau khi chốt.
Ngoài chiết khấu theo số lượng, nhiều nhà cung cấp còn có các ưu đãi đi kèm giúp tăng giá trị cho set quà mà không tăng chi phí quá nhiều. Những ưu đãi thường gặp gồm hỗ trợ in logo, miễn phí vận chuyển theo khu vực, tặng thiệp chúc hoặc thiết kế riêng bao bì cho đơn hàng lớn. Đây là các yếu tố rất đáng cân nhắc vì giúp bộ quà tết công ty trở nên đồng bộ và chuyên nghiệp hơn khi trao tặng.
Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp không cần giảm giá sâu mà chỉ cần tối ưu “gói dịch vụ” như miễn phí thiết kế, hỗ trợ đóng gói theo danh sách khách hàng hoặc giao chia đợt theo timeline gặp đối tác, cũng đã giúp tiết kiệm nguồn lực vận hành và nâng cao trải nghiệm người nhận. Khi làm việc với nhà cung cấp, bạn nên hỏi rõ danh sách quyền lợi theo từng mốc số lượng để lựa chọn phương án phù hợp nhất.
Xem Xét Về Giấy Tờ
Giấy tờ là phần không thể thiếu khi doanh nghiệp đặt quà tết doanh nghiệp, đặc biệt với các set có thực phẩm. Điều quan trọng nhất là giấy tờ liên quan đến vệ sinh an toàn thực phẩm, nguồn gốc xuất xứ và thông tin sản phẩm. Trong mùa Tết, việc tặng quà cho khách hàng và đối tác thường được coi như một “cam kết gián tiếp” về sự chỉn chu của công ty, vì vậy việc kiểm tra giấy tờ không chỉ là thủ tục mà còn là bước bảo vệ uy tín doanh nghiệp.
Bạn nên yêu cầu bên cung cấp cung cấp các chứng từ, tài liệu liên quan theo từng nhóm sản phẩm trong hộp, đồng thời kiểm tra thông tin trên tem nhãn, hạn dùng, hướng dẫn bảo quản có khớp với sản phẩm thực tế hay không. Đối với những sản phẩm có yêu cầu bảo quản lạnh, bạn cũng cần xác nhận rõ cách đóng gói khi vận chuyển và phương án giao hàng để đảm bảo chất lượng đến tay người nhận.
Xem thêm
Bên cạnh giấy tờ vệ sinh, doanh nghiệp cũng nên xem xét các yếu tố pháp lý và tiêu chuẩn bàn giao như phiếu xuất kho, biên bản giao nhận, bảng kê theo danh sách người nhận (nếu giao nhiều điểm) và điều khoản đổi trả.
Nếu bạn đặt quà tặng cuối năm để tặng nhân viên hoặc khách hàng theo danh sách dài, việc có sẵn bảng kê và mã hóa đơn hàng theo từng nhóm sẽ giúp kiểm soát vận hành tốt hơn, tránh thất lạc và giảm rủi ro phát sinh khi cần đối soát. Trong nhiều trường hợp, giấy tờ đầy đủ còn giúp doanh nghiệp thuận lợi hơn khi làm báo cáo nội bộ về chương trình tặng quà, vì mọi dữ liệu đã được chuẩn hóa từ đầu.
Ký Hợp Đồng Và Kiểm Tra Bàn Giao Khi Nhận Quà
Với các đơn quà tết doanh nghiệp, ký hợp đồng là bước cần thiết để bảo vệ quyền lợi đôi bên và đảm bảo tiến độ. Hợp đồng nên thể hiện rõ thông tin sản phẩm theo cấu hình set, số lượng, chất lượng cam kết, quy cách đóng gói, thời gian giao nhận, địa điểm giao hàng và điều kiện thanh toán. Bạn cũng nên yêu cầu nêu rõ các điều khoản về đổi trả nếu phát sinh lỗi do nhà sản xuất hoặc lỗi đóng gói, đồng thời quy định trách nhiệm của hai bên khi giao hàng trễ trong mùa cao điểm.
Việc hợp đồng hóa các cam kết giúp doanh nghiệp chủ động lịch trao tặng, đặc biệt khi tặng khách hàng và đối tác theo timeline đã lên kế hoạch từ trước. Một hợp đồng rõ ràng cũng thể hiện sự chuyên nghiệp của bên cung cấp, giúp quá trình triển khai quà tết công ty được suôn sẻ và dễ quản trị.
Khi nhận hàng, doanh nghiệp cần kiểm tra cẩn thận trước khi ký biên bản bàn giao. Việc kiểm tra không nhất thiết phải mở hết mọi hộp, nhưng nên chọn mẫu ngẫu nhiên để kiểm tra độ đồng đều của bao bì, tình trạng seal, tem nhãn, số lượng, trọng lượng và hạn dùng.
Với các set có nhiều thành phần, bạn nên đối chiếu nhanh theo checklist cấu hình để tránh thiếu món hoặc nhầm set. Nếu đơn hàng lớn và giao nhiều đợt, nên quy định rõ phương thức nghiệm thu từng đợt để đảm bảo quyền lợi doanh nghiệp. Sau khi hàng hóa đạt yêu cầu, ký biên bản bàn giao sẽ giúp quá trình thanh toán và đối soát hoàn tất nhanh chóng, tránh tranh cãi phát sinh về sau. Đây là bước quan trọng để doanh nghiệp đảm bảo chương trình tặng quà cuối năm diễn ra đúng kỳ vọng và giữ vững hình ảnh khi trao tặng người nhận.
Kết luận
Đặt quà tết doanh nghiệp không chỉ là chọn một hộp quà đẹp mà là một quy trình cần kiểm soát chặt từ chứng từ, chất lượng sản phẩm đến bàn giao và hậu cần. Xu hướng năm 2026 ưu tiên quà tặng ý nghĩa, dùng được ngay, minh bạch thông tin và có thể tùy biến để phù hợp với nhiều nhóm người nhận như quà tặng nhân viên, tặng khách hàng hay quà tặng đối tác. Khi doanh nghiệp chuẩn bị tốt các lưu ý về xuất VAT, nhận mẫu để thử sản phẩm, tối ưu chiết khấu theo số lượng, kiểm tra giấy tờ và ký hợp đồng rõ ràng, việc triển khai quà tết công ty sẽ gọn gàng, an toàn và hiệu quả hơn rất nhiều. Nếu bạn cần tìm đơn vị bán hộp quà tết uy tín, liên hệ ngay qua fanpage Đỗ Gia hoặc hotline nhé.
